Política de Privacidade

1. Introdução

A FLUIDSIDE – UNIPESSOAL LDA, doravante designada Fluid HR, valoriza a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos seus utilizadores, clientes, parceiros, candidatos e colaboradores. Esta Política de Privacidade define os princípios, práticas e medidas adotadas pela Fluid HR para assegurar o tratamento lícito, transparente e seguro dos dados pessoais, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento UE 2016/679 — GDPR), com a Lei n.º 58/2019 (execução do GDPR em Portugal) e, para titulares no Brasil, com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n.º 13.709/2018 — LGPD).

Toda a infraestrutura da plataforma está alojada na União Europeia (AWS, região eu-west-1 — Irlanda), em base de dados privada e armazenamento segregado por finalidade.

2. Âmbito de Aplicação

Esta Política aplica-se a todos os tratamentos de dados pessoais realizados pela Fluid HR, incluindo:

• Utilizadores e administradores da plataforma Fluid HR (SaaS);
• Candidatos que participam em processos de recrutamento, incluindo candidaturas espontâneas nas páginas públicas de carreiras dos clientes;
• Colaboradores das empresas clientes registados nos módulos de gestão de pessoas, admissão digital e benefícios;
• Parceiros e prestadores de serviços com acesso a dados tratados pela Fluid HR;
• Visitantes do website e outros canais digitais da empresa.

3. Entidade Responsável e Papéis no Tratamento

FLUIDSIDE – UNIPESSOAL LDA

Sede: Rua Nossa Senhora de Fátima, Nº 5 — 8550-240 Monchique, Portugal

NIF: 519042840

Email de contacto: admin@fluidhr.ai

No funcionamento da plataforma, a Fluid HR atua predominantemente como Subcontratante (Processor / Operadora): trata os dados de colaboradores e candidatos por conta e segundo as instruções de cada empresa cliente, que é a Responsável pelo Tratamento (Controller / Controladora) desses dados.

A Fluid HR atua como Responsável pelo Tratamento relativamente aos dados de conta e autenticação dos utilizadores da plataforma, à telemetria de segurança (sessões, registos de acesso) e aos dados recolhidos no seu website e canais próprios.

4. Princípios de Tratamento de Dados

A Fluid HR compromete-se a cumprir os seguintes princípios fundamentais:

• Licitude, lealdade e transparência;
• Limitação das finalidades;
• Minimização dos dados — por exemplo, em entrevistas realizadas no Microsoft Teams do cliente, a Fluid HR consome apenas a transcrição, sem nunca copiar o ficheiro de vídeo;
• Exatidão;
• Limitação da conservação;
• Integridade e confidencialidade;
• Privacidade desde a conceção e por defeito (privacy by design & by default).

5. Dados Recolhidos e Finalidades

Os dados tratados na plataforma, as finalidades e as bases legais correspondentes encontram-se registados no Registo de Atividades de Tratamento (RoPA) da Fluid HR e resumem-se da seguinte forma:

Dados sensíveis (categorias especiais) só são tratados quando estritamente necessários — dados de saúde no âmbito de obrigações laborais da empresa cliente (ex.: declaração de saúde na admissão) — ou mediante consentimento explícito e facultativo do titular (dados de diversidade de candidatos).

A Fluid HR não utiliza dados pessoais dos seus clientes para treinar modelos de inteligência artificial. As funcionalidades de IA da plataforma (ver secção 9) processam os dados apenas para prestar o serviço contratado.

6. Bases Legais do Tratamento

Os tratamentos realizados na plataforma assentam nas seguintes bases legais (GDPR art. 6.º e 9.º; LGPD arts. 7.º e 11.º):

• Execução de contrato e diligências pré-contratuais — gestão de colaboradores, processos de recrutamento e admissão;
• Obrigação legal — dados exigidos pela legislação laboral, fiscal e de segurança social;
• Consentimento — dados facultativos de diversidade, triagem via WhatsApp e comunicações não essenciais;
• Interesse legítimo — segurança da plataforma, prevenção de fraude e auditoria de acessos.

7. Partilha, Subcontratantes e Transferências Internacionais

A Fluid HR apenas partilha dados com fornecedores essenciais à prestação do serviço, ao abrigo de acordos de tratamento de dados (DPA) e cláusulas de confidencialidade. Os principais subcontratantes são:

• Amazon Web Services (AWS) — alojamento integral da plataforma na União Europeia (eu-west-1, Irlanda): base de dados, armazenamento, filas, email transacional e vídeo-entrevistas (Amazon Chime);
• Amazon Bedrock — funcionalidades de IA, acedido por ligação privada (VPC endpoint), sem tráfego pela internet pública;
• Google e Microsoft — fornecedores de identidade (SSO/OIDC); no cenário de entrevistas no Microsoft Teams, os vídeos permanecem sempre no tenant M365 do cliente;
• Fornecedores de assinatura eletrónica (ClickSign e, conforme configuração do cliente, DocuSign, D4Sign ou ZapSign);
• Meta/WhatsApp e fornecedores de mensageria — quando o cliente utiliza a triagem de candidatos via WhatsApp.

Os dados são alojados por defeito na União Europeia. Quando uma funcionalidade implica transferência para fora do Espaço Económico Europeu (ex.: mensageria WhatsApp ou processamento auxiliar de IA), esta realiza-se apenas com garantias adequadas, nomeadamente Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia (art. 46.º do GDPR) e mecanismos equivalentes da LGPD (art. 33.º).

8. Medidas de Segurança

A Fluid HR aplica medidas técnicas e organizativas adequadas, descritas no seu Relatório de Segurança, incluindo:

• Autenticação sem palavras-passe locais: SSO corporativo (Google / Microsoft Entra ID) com MFA e políticas de acesso herdadas do cliente, ou magic link de uso único com expiração em 15 minutos;
• Encriptação de dados em trânsito (TLS) e em repouso; credenciais de integrações cifradas com AES-256-GCM;
• Controlo de acessos por perfis (RBAC) com âmbito por empresa, autorização verificada no servidor em todas as operações e isolamento total entre clientes (multi-tenant);
• Acesso a ficheiros exclusivamente por URLs assinadas de curta duração — nenhum documento, currículo ou gravação é servido publicamente;
• Infraestrutura privada declarada como código: base de dados em VPC sem exposição pública, buckets privados e segredos geridos fora do código-fonte;
• Ambientes de produção e desenvolvimento segregados, com alterações sujeitas a revisão e pipeline de integração contínua.

9. Inteligência Artificial e Decisões Automatizadas

A plataforma utiliza IA como apoio ao trabalho das equipas de recrutamento — por exemplo, na extração e resumo de currículos, na avaliação preliminar de aderência a uma vaga e na geração de minutas de cláusulas contratuais.

Nenhuma decisão com efeitos significativos para o titular (como a exclusão de um candidato ou uma decisão de contratação) é tomada de forma exclusivamente automatizada: os resultados gerados por IA são sempre sujeitos a revisão e decisão humana, em conformidade com o art. 22.º do GDPR e o art. 20.º da LGPD.

Os titulares podem solicitar informações sobre os critérios utilizados e a revisão humana de qualquer avaliação, através dos contactos indicados nesta Política.

10. Direitos dos Titulares dos Dados

Os titulares dos dados têm direito a:

• Aceder aos seus dados pessoais e obter cópia;
• Retificar dados inexatos ou incompletos;
• Apagar os seus dados (direito ao esquecimento), incluindo a purga definitiva de currículos e candidaturas;
• Limitar ou opor-se ao tratamento;
• Portabilidade dos dados;
• Retirar o consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento anterior;
• Solicitar revisão humana de avaliações apoiadas por IA;
• Apresentar reclamação à autoridade de controlo — CNPD (Portugal) ou ANPD (Brasil).

Os candidatos dispõem de autogestão no portal do candidato, onde podem consultar, atualizar e apagar diretamente as suas informações. Para os dados geridos pelas empresas clientes (enquanto responsáveis pelo tratamento), a Fluid HR apoia o cliente no atendimento aos pedidos dos titulares.

Os pedidos podem ser dirigidos a admin@fluidhr.ai e serão respondidos nos prazos legais aplicáveis.

11. Retenção de Dados

Os dados são conservados apenas pelo período necessário às finalidades definidas ou a obrigações legais. Regras principais:

Os restantes prazos encontram-se detalhados na Política de Retenção e Proteção de Dados e no Registo de Atividades de Tratamento (RoPA) da Fluid HR, disponíveis aos clientes mediante solicitação.

12. Revisão e Atualização

Esta Política será revista anualmente ou sempre que houver alterações relevantes nas práticas da Fluid HR ou na legislação aplicável.

Última atualização: julho de 2026.

Responsável pela Política: Encarregado de Proteção de Dados (DPO) – admin@fluidhr.ai